کانبان چیست؟

آنچه در این مطلب خواهید خواند:

• تعریف کانبان
• سیستم کانبان چیست؟
• اجزای اصلی کانبان
• اصطلاحات اساسی کانبان
• تخته کانبان چیست؟
• انواع بردهای کانبان
• برد فیزیکی کانبان
• برد دیجیتالی کانبان
• هدف اصلی روش کانبان چیست؟
• چگونه برنامه ریزی تولید با استفاده از روش کانبان انجام می‌شود؟
• انواع روش انجام برنامه ریزی تولید با کانبان
• کانبان کارتی
• صندوق کانبان
• کار پیوسته در جریان (CFW)
• مزایای روش استفاده از کانبان
• معایب کانبان چیست؟
• کاربردهای کانبان

مدیریت تولید و عملیات یکی از مهمترین چالش‌های پیش روی شرکت‌ها در دنیای امروز است. شرکت‌ها به دنبال راه‌هایی هستند تا بتوانند تولید و سودآوری را افزایش و هزینه‌ها را کاهش دهند. در عین حال کیفیت محصولات و رضایت مشتریان را حفظ نمایند. در این مقاله، ابتدا روش کانبان و چگونگی شکل‌گیری آن را مرور می‌کنیم. سپس به بررسی مفهوم کانبان و اجزای اصلی آن می‌پردازیم.

آشنایی با نرم افزار کانبان (داشبورد مدیریتی)

تعریف کانبان

کانبان (Kanban) یک روش بصری مدیریت کار است که ریشه در تولید ناب (Lean Manufacturing) دارد و برای بهبود بهره‌وری، جریان کاری و کاهش اتلاف منابع طراحی شده است. این روش اولین بار توسط شرکت تویوتا در دهه ۱۹۴۰ میلادی معرفی شد و به معنای واقعی کلمه به معنای "کارت سیگنال" یا "تابلو نشان‌دهنده" است.

سیستم کانبان چیست؟

کانبان، عبارتی ژاپنی است که از دو کلمه "Kan" (به معنی "دیدن") و "Ban" (به معنی "کارت") تشکیل شده است. در واقع کانبان شبیه Board عمومی یا تابلویی است که برای همه قابل مشاهده است.

نگرش رایج قبل از کانبان برای مدیریت خط تولید، سیستمی به نام تزریق یا Push بود؛ که بزرگترین مشکل این سیستم تولید مازاد و خواب سرمایه بود، از طرفی اگر تقاضای جدیدی از سمت مشتریان در این سیستم دریافت می‌شد بخاطر کمبود مواد اولیه و یا ترافیک گلوگاه‌های تولیدی، آن سفارش قابل عرضه نبود.

سیستم کانبان از روش عرضه کالاهای سوپر مارکتها الگو برداری شده است بدین صورت که سوپر مارکت‌ها موظفند زنجیره تامین را با تقاضای مشتری هماهنگ نمایند و این مشتری‌ها نیستند که باید نگران خالی شدن قفسه‌ها باشند.

کانبان نشان می‌‌دهد چه محصولی، در چه زمانی و به چه مقدار باید تولید شود. کانبان یک سیستم ساده گردش مواد و اطلاعات است که برای حرکت مواد از یک ایستگاه کاری به سمت ایستگاه کاری دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد.

سیستم کانبان در واقع یک کارت اطلاعاتی است که برای برنامه‌ریزی، پیشبرد فرآیند و زمان ‌بندی عملیات تولید به کار می‌رود. هر چقدر سرعت و دقت در خط تولید یک مجموعه دارای اهمیت بیشتری باشد، جهت تکمیل ابزار کانبان بایستی هزینه بیشتری پرداخت گردد.

اجزای اصلی کانبان

تابلو کانبان: اصلی‌ترین ابزار در سیستم کانبان که جریان کار را نشان می‌دهد. این تابلو معمولاً به چند ستون تقسیم می‌شود که هر ستون نمایانگر یک مرحله از فرآیند کاری است، مانند "در حال انجام"، "در انتظار بررسی" و "تکمیل شده".

کارت کانبان: کارت‌های کوچکی که وظایف یا کارهای مشخصی را نشان می‌دهند و روی تابلو جابجا می‌شوند. هر کارت نماینده یک کار خاص است و به شما اجازه می‌دهد به صورت بصری پیشرفت کارها را دنبال کنید.

محدودیت تعداد کارهای در حال انجام (WIP Limit): یکی از اصول مهم کانبان این است که تعداد کارهایی که هم‌زمان در حال انجام هستند را محدود کند تا از ازدحام کارها و کاهش بهره‌وری جلوگیری شود.

اصطلاحات اساسی کانبان

برای استفاده بهینه از کانبان، آشنایی با جزییات و اصطلاحات اساسی آن ضروری است. در ادامه، برخی از اصطلاحات اساسی این روش را به طور مختصر مورد بررسی قرار می‌دهیم.

- برد کانبان: برد کانبان یکی از اجزای اساسی روش کانبان است و نقش مهمی در تصویرسازی تمامی امور باقی‌مانده و انجام شده ایفا می‌کند.

- کارت کانبان: کارت‌های کانبان وظایف و کارهای متعددی را که در سرتاسر برد کانبان حرکت می‌کنند، نمایان می‌کنند. این کارت‌ها حاوی اطلاعات مختلفی مانند توضیحات، تاریخ تحویل، ابعاد و دیگر جزئیات مربوط به وظیفه مربوطه هستند.

- ستون ها: ستون‌ها برد کانبان را به صورت عمودی تقسیم می‌کنند و هر یک نمایانگر یک مرحله جداگانه در جریان کاری شما هستند.

هر برد کانبان از سه ستون اصلی تشکیل شده است: کارهای درخواستی، کارهای در حال انجام و کارهای انجام شده. با توجه به پیچیدگی فرآیند کار، این مراحل ممکن است شامل ستون‌های کوچک‌تر نیز شوند.

- خطوط مسئولیت: این خطوط افقی هستند که برد را به بخش‌های مختلف تقسیم می‌کنند. تیم‌ها از این خطوط مسئولیت، برای جداسازی انواع کارها از یکدیگر به صورت بصری استفاده می‌کنند، به این ترتیب وظایف را دسته‌بندی می‌کنند.

- زمان چرخه: چرخه زمان، درست زمانی آغاز می‌گردد که یک وظیفه جدید وارد مرحله "در جریان" می‌شود و یک یا چند نفر به آن مشغول می‌شوند.

تخته کانبان چیست؟

تخته کانبان، یک ابزار برای اجرای متدولوژی کانبان در پروژه‌های مختلف است. این ابزار می‌تواند یک تخته فیزیکی با آهن‌ربا یا برگه‌های چسب دار باشد. گاهی این برگه‌ها به صورت دستی بر روی تخته نوشته می‌شوند. اما در سال‌های اخیر، بسیاری از نرم افزارهای مدیریت پروژه، نسخه‌های آنلاین این تخته‌ها را نیز ارائه کرده‌اند.

همانطور که پیشتر گفتیم تخته کانبان شامل ستون‌ها و سطرهای مختلف است. ساده‌ترین شکل این تخته‌ها شامل سه ستون است که به شرح زیر است:

• ستون To Do (انجام دادن): فعالیتی که هنوز آغاز نشده در این ستون قرار می‌گیرد.
• ستون In Progress (در حال پیشرفت)
• ستون Done (انجام شده)

انواع بردهای کانبان

1. برد فیزیکی کانبان

بردهای فیزیکی کانبان، شکل ابتدایی‌ این نوع بردها هستند که تیم‌ها برای نمایش کارها از کاغذ یادداشت چسبی و برای چسباندن آنها از وایت‌برد استفاده می‌کنند. در این بردها، مراحل کار به صورت ستون‌هایی نمایش داده می‌شوند و کاغذهای یادداشت چسبی از یک ستون به ستون بعدی منتقل می‌شوند.

2. برد دیجیتالی کانبان

برد دیجیتال کانبان به عنوان یک راه‌حل نرم‌افزاری برای نمایش مراحل گردش کار شناخته می‌شود که در مقایسه با ابزارهای مشابه فیزیکی، کارایی بیشتری دارد. این نوع بردهای کانبان، علاوه بر تسهیل همکاری تیمی، امکان مشاهده پیشرفت کار را از هر جایی برای اعضای تیم فراهم می‌کنند.

برخی از بردهای دیجیتال کانبان بسیار انعطاف‌پذیر بوده و به مدیران اجازه می‌دهند تا چندین گردش کار را ردیابی و کار خود را در دسته‌های مختلف سازماندهی کنند. در صنایع و تیم‌های مختلف، نمونه‌های متعددی از بردهای کانبان استفاده می‌شود، هرکدام با پیشینه‌ها و کاربردهای مختلف.

بیشتر بخوانید: تفاوت کانبان و اسکرام چیست؟

هدف اصلی روش کانبان چیست؟

شما باید دقیقاً آنچه که مشتری نیاز دارد را تولید کنید، نه بیشتر و نه کمتر.

همانطور که گفتیم کانبان مجموعه‌ای از علامت‌هاست که در جریان تولید مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این روش، جریان ساخت و تولید از سمت تقاضای مشتری به تولید هدایت می‌شود، نه از تولید به سمت مشتری عملاً، این روش پس از دریافت سفارش از مشتری، شروع به برنامه‌ریزی می‌کند.

در مرحله اول، حجم و نوع سفارش از سوی مشتری مشخص می‌شود، سپس مواد اولیه و دیگر فرایندهای مورد نیاز و در نهایت به تولید ختم می‌شود.

برای اجرای روش کانبان، محدودیتی به جز خلاقیت مدیران و سرپرستان وجود ندارد.

سیستم کانبان سازمان شما می‌تواند از کارت یا نرم‌افزار استفاده کند. این بدین معناست که هیچ محدودیتی در اجرا وجود ندارد، اصول کانبان همیشه ثابت است.

برای استفاده از روش‌های نرم‌افزاری کانبان در مدیریت زنجیره تأمین و تولید، تولید‌کنندگان نرم‌افزار به سرعت به توسعه سیستم‌های دیجیتالی کانبان (E-Kanban) پرداختند. این نرم‌افزارها به شما امکان می‌دهند تا جریان تولید را جز به جز در آن‌ها تعریف و پیاده‌سازی کنید.

بیشتر این نرم‌افزارها امروزه با سیستم‌های نرم‌افزاری جامع‌تری مانند ERPها یا راهکارهای سازمانی مشابه، یکپارچه شده‌اند.

چگونه برنامه ریزی تولید با استفاده از روش کانبان انجام می‌شود؟

همانطور که پیشتر گفتیم تخته کانبان، ستون‌های مختلفی دارد که هر کدام بخش خاصی از پروژه را پیگیری می‌کنند.

در حوزه تولید، هر کارت معمولاً یک سفارش است که باید تکمیل شود. زمانی که مشتریان سفارش جدیدی ثبت می‌کنند، وظایف اجرایی به ستون در حال انجام می‌روند و معمولاً نام مسئول هم همراه با آن آمده است.

توضیحات و مستندات پیشرفت هر مرحله به کارت‌های پروژه اضافه می‌شود، که این امر برای کسب‌وکارهایی که از روش‌های نرم‌افزاری استفاده می‌کنند، راحت‌تر است.

در آخرین مرحله و بعد از تکمیل پروژه، تمام مستندات بایگانی می‌شوند و کارت پروژه به ستون پایان یافته‌ها منتقل می‌شود.

انواع روش انجام برنامه ریزی تولید با کانبان

1. کانبان کارتی

در این روش برنامه‌ریزی، چند کارت ساده را بر روی یک تکه کاغذ چسبانده و آن‌ها را بر روی یک تخته یا هر مکان دیگری قرار می‌دهیم.

هر کارت زیر یک ستون فرایند مشخص قرار می‌گیرد، به عنوان مثال اگر سه ستون با عناوین "سفارش‌های دریافت‌شده"، "در حال انجام" و "تمام‌شده‌ها" داشته باشیم، هر کارت زیر هر ستون مربوطه قرار می‌گیرد.

روی این کارت‌ها جزئیاتی مانند حجم سفارش، تاریخ سفارش، تاریخ تحویل، ویژگی‌های خاص و سرپرست تولید آن نوشته می‌شود.

تعداد کارت‌های هم‌زمان روی تخته نباید بیش از پنج تا باشد.

2. صندوق کانبان

صندوق کانبان کاملاً شبیه به کانبان کارتی است، با این تفاوت که در این روش، کارت‌ها درون صندوق‌هایی قرار می‌گیرند که هرکدام یک بخش از پروژه را تشکیل می‌دهند.

به عبارت دیگر، ستون‌های کانبان کارتی در اینجا به صندوق‌ها تبدیل شده‌اند. این روش می‌تواند با دو صندوق، سه صندوق یا هر تعداد صندوقی که نیاز دارید، پیاده‌سازی شود، با توجه به شرایط کسب‌وکار شما.

بیشتر بخوانید: اسکرام چیست؟

3. کار پیوسته در جریان (Constant Flow of Work) یا CFW

این ایده بیشتر به مدیریت قفسه‌های فروشگاهی شباهت دارد.

در این روش، هنگامی که فرآیندهای تولید محصول در یک ایستگاه کاری کامل می‌شود و محصول به ایستگاه بعدی منتقل می‌شود، یک جای خالی در ایستگاه‌های کاری به وجود می‌آید، که به آن "کانبان" می‌گویند.

تمام فرآیندها باید برای پر کردن این جای خالی آماده باشند. این روش برای کسب‌وکارهایی که تنها یک یا دو محصول دارند و دارای نوسان تولید کمی هستند، مناسب است.

البته برخی اعتقاد دارند که این روش برای تولید‌کنندگانی که حجم بالایی دارند و دارای نوسانات زیادی هستند، مناسب است، با شرط این‌که از روش ساخت برای سفارش استفاده کنند.

مزایای روش استفاده از کانبان

افزایش شفافیت: همه افراد تیم می‌توانند در هر لحظه وضعیت کارها را ببینند و بدانند چه کارهایی در جریان است.

بهبود بهره‌وری: با محدود کردن تعداد کارهای در حال انجام و جلوگیری از چندوظیفگی (Multitasking)، تیم‌ها می‌توانند کارهای خود را به صورت متمرکزتر و مؤثرتر انجام دهند.

کاهش زمان انتظار: کانبان کمک می‌کند که کارها به صورت پیوسته و با کمترین توقف جریان پیدا کنند.

انعطاف‌پذیری: کانبان بسیار انعطاف‌پذیر است و می‌توان آن را برای پروژه‌های مختلف، از تولید تا توسعه نرم‌افزار و حتی مدیریت پروژه‌های شخصی استفاده کرد.

معایب کانبان چیست؟

معایبی که برای کانبان بیان می‌شود به دلیل پیاده سازی و مدیریت اشتباه و یا عدم بروزرسانی تخته کانبان می‌باشد.

اما مشکل اصلی مشخص نبودن زمان اجرای فعالیت‌هاست، چراکه ستون‌های در نظر گرفته شده بر اساس فاز فرایندها در نظر گرفته شده که نمی‌توانید بفهمید مثلا فاز To Do چقد زمان جهت اجرا و اتمام نیاز دارد تا فازهای بعدی را برنامه ریزی نمایید.

کاربردهای کانبان

تولید: در کارخانه‌ها برای مدیریت موجودی و کنترل جریان مواد استفاده می‌شود.

توسعه نرم‌افزار: در چارچوب‌های چابک (Agile) برای مدیریت پروژه‌ها و پیگیری کارها استفاده می‌شود.

خدمات: برای بهبود فرآیندهای خدماتی، مدیریت درخواست‌ها و بهبود پاسخگویی به مشتری.

در کل، کانبان ابزاری ساده اما قدرتمند است که با بهره‌گیری از بصری‌سازی و کنترل جریان کار، می‌تواند به بهبود فرآیندها در سازمان‌ها و تیم‌های مختلف کمک کند.